Я может чего-то сильно не понимаю, но мне казалось что policy, предписывающая не оставлять в аутлуке мэйлы с большими аттачментами, а хранить файлы отдельно, есть во многих местах. Я и дома так стараюсь делать. Дело, конечно, не в месте на сервере как таковом, а в том чтобы outlook.pst не распух до нерабочего состояния.